Datenaufbewahrungsrichtlinie

Datum des Inkrafttretens: 2026-03-16

1. Einleitung

Diese Datenaufbewahrungsrichtlinie beschreibt, wie Hydroforce Engineering OÜ („wir”, „uns” oder „unser”) personenbezogene Daten im Einklang mit den geltenden Datenschutzgesetzen, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), aufbewahrt, verwaltet und löscht.

2. Zweck

Der Zweck dieser Richtlinie besteht darin:

Sicherzustellen, dass personenbezogene Daten nicht länger als notwendig aufbewahrt werden
Gesetzliche und regulatorische Anforderungen zu erfüllen
Die Rechte der betroffenen Personen zu schützen
Klare Verfahren für die Datenaufbewahrung und -löschung festzulegen

3. Geltungsbereich

Diese Richtlinie gilt für alle personenbezogenen Daten, die von Hydroforce Engineering OÜ verarbeitet werden, unabhängig vom Format oder Medium, in dem sie gespeichert sind.

4. Verantwortliche Stelle

Datenschutzbeauftragter:

Name: Hydroforce Engineering OÜ (Legal Department)
E-Mail: legal@hydroforce.ee
Telefon: +372 5669 9464

5. Aufbewahrungsfristen

Die folgende Tabelle zeigt unsere Standard-Aufbewahrungsfristen für verschiedene Kategorien personenbezogener Daten:

Datenkategorie	Aufbewahrungsfrist	Rechtsgrundlage
Kontoinformationen	Dauer des Kontos + 3 Jahre	Erfüllung eines Vertrags, gesetzliche Verpflichtungen
Transaktionsdaten	7 Jahre ab Transaktionsdatum	Steuer- und Buchführungsvorschriften
Kommunikationsdaten	3 Jahre ab letztem Kontakt	Berechtigtes Interesse, Geltendmachung von Rechtsansprüchen
Marketing-Präferenzen	Bis zum Widerruf der Einwilligung + 30 Tage	Einwilligung
Website-Analysen	26 Monate	Berechtigtes Interesse
Zugriffsprotokolle	12 Monate	Sicherheit, gesetzliche Compliance
Backup-Daten	90 Tage nach Löschung der Quelldaten	Betriebskontinuität
Bewerbungsunterlagen	6 Monate (erfolglos), Dauer der Beschäftigung + 7 Jahre (erfolgreich)	Gesetzliche Verpflichtungen, berechtigtes Interesse
Vertragsdokumente	Vertragsdauer + 10 Jahre	Geltendmachung von Rechtsansprüchen
Support-Tickets	3 Jahre ab Lösung	Serviceverbesserung, Geltendmachung von Rechtsansprüchen

Hinweis: Diese Fristen können je nach spezifischen gesetzlichen Anforderungen in Ihrem Zuständigkeitsbereich variieren.

6. Aufbewahrungsgrundsätze

6.1 DSGVO-Grundsätze

Gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO müssen personenbezogene Daten:

In einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke notwendig ist
In einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit gewährleistet
Einer regelmäßigen Überprüfung zur Beurteilung der Notwendigkeit der Aufbewahrung unterzogen werden

6.2 Allgemeine Grundsätze

Notwendigkeit: Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für den ursprünglichen Zweck erforderlich ist
Genauigkeit: Aufbewahrte Daten werden korrekt und aktuell gehalten
Sicherheit: Angemessene Sicherheitsmaßnahmen schützen aufbewahrte Daten
Verantwortlichkeit: Klare Aufzeichnungen dokumentieren Aufbewahrungsentscheidungen

7. Datenlöschung

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden personenbezogene Daten:

7.1 Elektronische Daten

Sicher gelöscht unter Verwendung branchenüblicher Methoden
Innerhalb des Backup-Aufbewahrungszyklus aus allen Backup-Systemen entfernt
Anonymisiert, wenn eine vollständige Löschung nicht möglich ist

7.2 Physische Unterlagen

Mit Kreuzschnittreißwölfern geschreddert
Durch zertifizierte Vernichtungsdienste entsorgt
Sofern anwendbar mit Vernichtungszertifikaten dokumentiert

8. Ausnahmen von der Standard-Aufbewahrung

Daten können über die Standardfristen hinaus aufbewahrt werden, wenn:

Gesetzliche oder behördliche Anforderungen dies erfordern
Laufende Gerichtsverfahren dies erforderlich machen
Eine rechtliche Haltebenachrichtigung vorliegt
Legitime Geschäftszwecke dies erfordern (dokumentiert)

9. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen können verlangen:

Informationen darüber, wie lange ihre Daten gespeichert werden
Löschung ihrer personenbezogenen Daten („Recht auf Vergessenwerden”)
Einschränkung der Verarbeitung während der Aufbewahrungsüberprüfung

Um diese Rechte wahrzunehmen, wenden Sie sich an: legal@hydroforce.ee

10. Überprüfung und Aktualisierungen

Diese Richtlinie wird jährlich überprüft und bei Bedarf aktualisiert, um Folgendem Rechnung zu tragen:

Änderungen der gesetzlichen Anforderungen
Änderungen von Geschäftsprozessen
Technologische Entwicklungen
Erkenntnisse aus Datenschutzvorfällen

11. Kontaktinformationen

Bei Fragen zu dieser Datenaufbewahrungsrichtlinie wenden Sie sich bitte an:

Hydroforce Engineering OÜ Valge 13, Tallinn 11415, Estonia E-Mail: legal@hydroforce.ee